Mengelola pertemuan rapat

Mengelola pertemuan/rapat

¯    PENGERTIAN RAPAT

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatapmukadan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untukmendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentukkomunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahantertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaanorganisasi dapat dirumuskan.

Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa

permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih,gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapatdianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepatantara lain:

1.      Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.

2.      Rapat hanya dijadikan alat  pembenaran ide atau kehendak pimpinan.

3.      Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.

Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:

Menurut para ahli:

1.      Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara

pimpinan kantor dengan stafnya.

2.      Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisadisimpulkan oleh penulis:

a.       Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataopmuka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

b.      Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

c.       Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.

d.      Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.

e.       Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untukmembicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f.       Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/parapegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Pengertian pertemuanPertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan .pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.  

Pengertian pertemuan menurut para ahli :

Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Ø  Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.

Ø  Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di ling­kungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Rapat merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan

Ø  Menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat Komunikasi antara pimpinan kantor dan stafnya.

Ø  Rapat ialah suatu bentuk media Komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, bak swasta maupun pemerintah.

Ø  Menurut Hasibuan (1985) Diskusi, adalah visi dari dua atau lebih individu yang berinteraksi secara verbal dan dengan saling bertatap muka tentang tujuan atau target yang telah diberikan dengan cara pertukaran informasi atau mempertahankan.

Ø  Moh. Uzer Usman (2005:94) menyatakan bahwa diskusi kelompok adalah proses yang teratur yang melibatkan sekelompok orang diwajah informasi untuk menghadapi interaksi dengan berbagai pengalaman atau informasi, kesimpulan atau solusi untuk masalah.

Ø  Moh Surya (1975:107), mendefinisikan diskusi kelompok adalah proses dimana siswa akan mendapatkan kesempatan untuk berkontribusi pengalaman mereka sendiri dalam memecahkan masalah umum.

Dengan demikian kesimpulan saya,Pengertian Rapat adalah Suatu media Komunikasi Untuk Merundingkan suatu permasalahan yang diselesaikan secara bermusyawarah dalam suatu kelompok

Ø  FUNGSI RAPAT

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

v  Untuk memecahkan masalah.

v  Untuk menyampaikan informasi.

v  Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.

v  Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.

v  Sebagai sarana bernegosiasi.

v  Ketentuan hokum.

Ø  JENIS-JENIS RAPAT

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut

tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu

a.       Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam

rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta

rapat.      

b.      Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari

pemecahan suatu masalah. Pada    rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c.     Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

a)      Rapat resmi (formal meeting)

b)      Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

c)      Rapat tidak resmi (informal meeting)

d)     Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

e)      Rapat terbuka

f)       Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

g)      Rapat tertutup

h)      Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

a)      Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b)      Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

d)     Rapat semesteran

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

e)      Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

a)      Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

b)      Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

a)      Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

b)      Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:

a)      Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

b)      Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

Berdasarkan nama, rapat dibedakan menjadi dua macam antara lain:

1)      Rapat kerja.

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2)    Rapat dinas.

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3)    Musyawarah kerja.

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

Tujuan Rapat

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

     Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

     Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

     Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

     Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

     Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

     Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

Agar Tujuan Rapat dapat dicapai, analisis (Pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari Tujuan tersebut.

Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik:

1.      Suasana terbuka

2.      Tidak ada monopoli

3.      Partisipasi aktif dari peserta rapat

4.      Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

5.      Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

6.      Pertanyaan singkat dan jelas

7.      Disiplin waktu

Syarat-Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat.

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

a)      Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b)      Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c)      Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).

d)     Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a)      Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1)      Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2)      Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3)      Penentuan tempat.

4)      Akomodasi.

5)      Konsumsi.

6)      Media/peralatan.

b)   Pelaksanaan rapat.

1)      Suasana rapat berlangsung terbuka.

2)      Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3)      Adanya kendali dari ketua rapat

4)      Hindarkan debat kusir.

5)      Bahasa harus komunikatif.

6)      Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7)      Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8)      Adanya notulen.

9)      Acara rapat.

10)  Media rapat.